КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ФИЛИАЛАХ БЕЗ СЕКРЕТОВ

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по работе с кадрами. Эксперты-практики разъясняют, как применять в работе нормы трудового законодательства и обеспечивать охрану труда. Тщательно выверенные образцы документов и примеры разрешения трудовых споров облегчают работу кадровика. Методика подготовки материалов позволяет ежемесячно анализировать опыт десятков специалистов, публиковать только проверенные рекомендации и объяснить сложные вопросы простым и доступным языком без потери юридического смысла.

Ключевые темы материала «Кадровое делопроизводство в филиалах без секретов!»: нужно ли регистрировать обособленное подразделение при разъездной работе сотрудников, возникает ли обособленное подразделение по месту жительства надомника, кто вправе подписать трудовой договор с сотрудником филиала, как перевести сотрудника из головного офиса в филиал, как оформить увольнение в связи с ликвидацией филиала, а также ряд других.

Эксперт материала – Наталия Кулаева, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета компании ABU Accounting Sеrvices, участник вебинаров издания «Кадровое дело».

Журнал «Кадровое дело» №5 Май 2013 г.
Кадровое делопроизводство в филиалах без секретов!

Горячие вопросы:

Нужно ли регистрировать обособленное подразделение при разъездной работе сотрудников?
Возникает ли обособленное подразделение по месту жительства надомника?
Кто вправе подписать трудовой договор с сотрудником филиала?
Как перевести сотрудника из головного офиса в филиал?
Как оформить увольнение в связи с ликвидацией филиала?

Нужно ли регистрировать обособленное подразделение при разъездной работе сотрудников?

У нас нет обособленных подразделений, но есть работники в регионах России – сервис-инженеры, которые обслуживают наших клиентов. У них разъездной характер работы. Обязательно ли создавать сеть обособленных подразделений?

Это зависит от того, что указано в трудовом договоре сервис-инженера. По закону обособленное подразделение возникает, если (абз. 20 п. 2 ст. 11 НК РФ , ст. 209 ТК РФ):
– оно территориально отделено от головного отделения организации (расположено по иному юридическому адресу);
– по его местонахождению оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца;
– рабочее место прямо или косвенно подконтрольно работодателю.

Таким образом, обособленное подразделение регистрировать не нужно, если в трудовом договоре сервис-инженера указан разъездной характер работы (образец на стр. 56). Ведь фактически у него нет стационарного рабочего места.

Внимание

На сотрудников, которые работают по гражданско-правовому договору, трудовое законодательство не распространяется (ст. 11 ТК РФ). Их работа не приводит к созданию обособленного подразделения

Определиться с тем, образуется ли по месту жительства сотрудника обособленное подразделение, нужно еще на этапе оформления трудового договора. Ведь место работы – обязательное его условие (абз. 2 ч. второй ст. 57 ТК РФ). При любых сомнениях на этот счет отнесите трудовой договор в налоговую инспекцию (письмо Минфина России от 5 мая 2012 г. № 03-02-07/1-109). Там проанализируют содержание документа и разберутся, возникло ли обособленное подразделение и надо ли компании вставать на учет.

Возникает ли обособленное подразделение по месту жительства надомника?
Мы заключили трудовой договор с надомником, который живет в другом городе. Нужно ли регистрировать в качестве обособленного подразделения место жительства такого сотрудника?

Нет, не нужно. Надомник выполняет работу по своему местожительству на территории, неподконтрольной работодателю (ст. 310 ТК РФ, ст. 3 ЖК РФ). Таким образом, квартиру надомника нельзя признать стационарным рабочим местом. Это значит, что при заключении трудового договора с таким работником обособленного подразделения не возникает (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2010 г. № КА-А40/15062-10).

Документы в тему

Документ: Абзац 20 п. 2 ст. 11 НК РФ
Поможет вам: Понять, какое подразделение считается обособленным

Документ: Статья 55 ГК РФ
Поможет вам: Уточнить правовой статус филиала и представительства

Документ: Абзац 2 ч. второй и четвертой ст. 57, ч. шестая ст. 209 ТК РФ
Поможет вам: Правильно указать место работы и рабочее место сотрудника в трудовом договоре

То же самое относится и к сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе – они трудятся вне стационарного рабочего места ( ч. первая ст. 312.1 ТК РФ ). Компания может предоставить им ноутбук, сотовый телефон, другое мобильное оборудование. Но это не будет свидетельствовать об оборудовании стационарного рабочего места, ведь удаленный сотрудник может трудиться там, где ему удобнее: в квартире, на даче, в кафе и др.

Кто вправе подписать трудовой договор с сотрудником филиала?
Руководитель организации оформил доверенность на право подписания трудовых договоров с работниками филиала специалисту, который не имеет никакого отношения к нашей компании. Будут ли такие трудовые договоры легитимны?
Генеральный директор является единоличным исполнительным органом организации и законным ее представителем. Он вправе передоверять свои права и обязанности в трудовых отношениях любому лицу. Им не обязательно должен быть сотрудник компании. Главное, чтобы такая возможность была закреплена в уставе организации ( ч. шестая ст. 20 ТК РФ). Таким образом, если в уставе вашей компании прописано, что руководитель вправе передоверить подписание трудовых договоров другому лицу, то они имеют юридическую силу.

Внимание
Работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда выступает головная организация. Это означает, что в трудовом договоре в качестве работодателя нужно указывать именно головную организацию. Филиал не может им быть, поскольку не является юридическим лицом ( ст. 20 ТК РФ )
Какие сведения о представителе работодателя нужно указать в трудовом договоре?
Трудовой договор с сотрудниками филиала подписывает директор обособленного подразделения. Как правильно указать в договоре сведения о нем как о представителе работодателя?
Если трудовой договор подписывает руководитель филиала, в документе должны быть указаны ( ч. первая ст. 57 ТК РФ ): его должность, Ф. И.О., реквизиты документов, наделяющих его такими правами. Ими могут быть учредительные документы, локальный нормативный акт, должностная инструкция, доверенность и др. Поскольку руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности ( п. 3 ст. 55 ГК РФ ), то на практике в трудовом договоре чаще всего ссылаются на положение о филиале и доверенность, выданную руководителем компании (образец выше).

Как перевести сотрудника из головного офиса в филиал?
Планируем перевести сотрудника из головного офиса на постоянную работу в филиал, который находится в соседнем городе. В устной беседе он согласился переехать. Как оформить этот переход?

Внимание
Если сотрудника перевели из одного подразделения в другое, компенсация за неиспользованный отпуск ему не положена ( ст. 127 ТК РФ )
Сначала получите от сотрудника письменное согласие на перевод ( ст. 72.1 ТК РФ ). Для этого вышлите ему уведомление в произвольной форме. Пусть сотрудник на нем напишет: «На перевод согласен». Далее оформите дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора. Перевод считается состоявшимся, как только соглашение вступит в силу. На его основании издайте приказ по форме № Т-5 или по любому другому образцу, утвержденному в организации ( ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Ознакомьте работника с ним под роспись.

Не позднее чем через неделю после перевода внесите соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( ст. 66 ТК РФ , п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225– далее Правила № 225) (образец выше). Помните, что в трудовые книжки работников мы вносим записи только о постоянных переводах ( п. 4 Правил № 225 ).
В завершение процедуры отразите перевод в личной карточке сотрудника ( в разделе III формы № Т-2 или другого образца, утвержденного в организации) и ознакомьте сотрудника с внесенными сведениями под роспись.
В разделе «Кадровые документы» вы найдете образцы: приказ о переводе на другую работу, уведомление об увольнении.

Как оформить увольнение в связи с ликвидацией филиала?
Наш филиал в г. Орле ликвидируют в конце мая. Головной офис расположен в Москве, он продолжает работать. Как быть с сотрудниками?
Уволить в связи с ликвидацией организации на основании пункта 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса. При этом нужно соблюсти установленную для таких случаев процедуру увольнения ( ч. четвертая ст. 81, 178 , 180 ТК РФ):
1. Не менее чем за два месяца предупредите о предстоящих увольнениях сотрудников под роспись, профсоюз (при наличии) и службу занятости.
2. Предложите работникам вакансии в головной организации, если такая обязанность работодателя закреплена в коллективном или трудовом договоре сотрудников
3. При расторжении трудового договора помимо причитающейся зарплаты выплатите компенсацию за неиспользованные отпуска и выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Внимание
Когда филиал и головная организация расположены в одной местности, то при закрытии обособленного подразделения специалистам нужно предлагать другую имеющуюся работу
4. На период трудоустройства сохраните за сотрудником средний месячный заработок в течение двух месяцев со дня увольнения. В исключительных случаях – в течение трех месяцев (по решению органа службы занятости населения) (cт. 127 , 178 ТК РФ).
Может произойти так, что некоторые сотрудники, получившие уведомление о предстоящем увольнении, захотят покинуть компанию раньше установленного срока. Попросите их выразить свое согласие письменно ( ст. 180 ТК РФ ). Выплатите им дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, рассчитанного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении ( ч. третья ст. 180 ТК РФ). Так, если работник уходит через месяц после предупреждения о закрытии филиала, ему положена дополнительная компенсация за один месяц. При увольнении совместителя выплатите ему выходное пособие на общих основаниях ( ч. вторая ст. 287 ТК РФ ). А средний заработок на период трудоустройства за ним сохранять не нужно.

Совет
При ликвидации организации вы можете уволить сотрудников младше 18 лет, а также тех, кто находится на больничном или в отпуске ( ч. шестая ст. 81 , ст. 269ТК РФ)
Делая запись об увольнении в трудовой книжке, укажите название и местонахождение ликвидируемого филиала: «Трудовой договор прекращен в связи с ликвидацией филиала в городе Орле, статья 81, часть первая, пункт 1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Можно ли поставить в трудовую книжку оттиск печати иностранной компании?
Сотрудники работают в российском представительстве иностранной организации. Можно ли в их трудовые книжки ставить печать иностранной организации?

Совет
Вы вправе поставить в трудовой книжке печать с наименованием общества на любом иностранном языке ( п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ )
Да, можно. Все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время работы у работодателя, при увольнении заверяются печатью организации ( п. 35 Правил № 225 ). Ставить печать филиала нельзя, ведь он не является юридическим лицом ( ст. 55 ГК РФ ). Соответственно, в трудовых книжках работников должна стоять основная печать работодателя, в вашем случае – иностранной организации.
Материал подготовила Наталия КУЛАЕВА, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета ABU Accounting Sеrvices (Москва)

Статья подготовлена по материалам вебинара «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами», прошедшего 12 марта 2013 года. Оригинальный текст статьи доступен подписчикам издания «Кадровое дело»©, http://kdelo.ru/